Cuando una PYME empieza a crecer se encuentra que las llamadas entrantes, salientes e internas tienden a multiplicarse. En muchas ocasiones las PYMES se dirigen a su proveedor de Internet para indicarle que necesita mejorar sus comunicaciones y que le ofrezca alguna solución. Pues bien en el 90% de los casos la solución que el operador ofrece no se adapta realmente a lo que la PYME necesita ya que no se basan sus necesidades si no a su porfolio. Es por eso que en esta entrada de blog vamos a ver los conceptos generales a la hora de configurar y elegir una centralita para una PYME. Y si hay algo que no te ha quedado estaremos encantados de ayudarte.
El coste de la solución de una centralita para la PYME
Parece obvio pero el coste es una parte fundamental para la elección de una centralita. Una centralita para una PYME entre 20 y 50 empleados puede tener un coste de unos 300 euros con todas las funcionalidades que mas adelante veremos. Y lo que es mas importante en propiedad. Según el tipo de negocio la centralita puede configurarse únicamente una vez y realizar 2 o 3 modificaciones al año. ¿Entonces porque pagar por una centralita en alquiler alrededor de 900-1000 euros al año propiedad de la operadora? En BConsultors creemos que es un gasto completamente reducible. La estabilidad y funcionalidad de las centralitas de 300 euros están sobradamente probadas por lo que solo es necesario tener un buen socio tecnológico que realice las configuraciones y modificaciones rápidas y ofrezca un buen mantenimiento por un coste razonable. Si es lo que buscas contacta con nosotros y buscamos la mejor solución.
Funcionalidades de una centralita para PYME
Las principales funcionalidades de una centralita para una PYME son:
- Llamadas simultaneas: La necesidad de realizar/recibir mas de una llamada simultanea es fundamental para una PYME que empieza a crecer. Las centralitas para PYME deben tener esta funcionalidad. Además, con la proliferación de las redes de banda ancha y en especial la fibra es recomendable que la comunicación entre la centralita y la red pública de telefónica (RTC) se realice a través de estas redes mediante lo que se llaman troncales SIP. El coste de este tipo de solución es muy económico, además permite adaptar las necesidades de la empresa. Es posible configurar un troncal SIP en el que el número de identificación sea un número de cualquier área geográfica. Por ejemplo, si queremos expandirnos en el mercado francés podemos contratar un número francés y vincularlo a nuestro troncal SIP de esta forma podemos hacer llamadas a Francia identificándonos con un número local francés. Lo que sin duda puede ayudar a la hora de lograr la empatía de nuestro interlocutor.
- Llamadas internas: Las llamadas internas entre personal interno de la empresa permite por una parte ahorrar ya que las llamadas internas de la empresa utilizan la red IP de la empresa y no tiene coste de facturación. Y por otro lado permiten aumentar la productividad ya que permiten sin tener que desplazarse de su puesto de trabajo o tener que levantar la voz, hablar entre empleados resolviendo asuntos o dudas de una forma rápida.
- Grupos de captura/grupos de salto: Estas dos funcionalidades permiten que un grupo de personas que se realicen las mismas funciones o funciones similares estén en el mismo grupo en la centralita. Lo que permite que las llamadas a este grupo se vaya repartiendo según el criterio que se quiera establecer. Puede ser que las llamadas suenen al todo el grupo hasta que alguno de los miembros se haga cargo de la llamada. O por el contrario se puede establecer un tipo secuencial que siempre suenen en determinados ordenes hasta que alguien conteste la llamada. O ya por último que se establezca una distribución equitativa de las llamadas entre los miembros del grupo de esta forma todo el mundo debería atender las llamadas las mismas veces
- IVR: La posibilidad de crear menús desatendidos y que sea el llamante el que elija con quien quiere hablar es otra de las funcionalidades que debería tener cualquier centralita para la PYME. Los IVR permiten crear menús donde según el horario, el dia, el origen etc. sonará un mensaje y el llamante escuchará el mensaje. Este mensaje será el horario de atención, un menú de dígitos que le ofrecerá hablar con algún departamento específico o cualquier otra cosa que la empresa pueda necesitar, Además, este tipo de funcionalidad permite que las llamadas se puedan dirigir lo mas posible a la persona que puede ofrecer la solución o a quien va dirigida la llamada. Ahorrando tiempo y mejorando la productividad.
- Seguridad: Las centralitas permiten tener un control de las llamadas entrantes y salientes lo que permite tener un informe de las llamadas realizadas y recibidas. Además permite establecer limitaciones a los usuarios para que no realicen llamadas indebidas o fuera de su ámbito de competencias
Estas son básicamente las funcionalidades que debería tener una centralita para una PYME. En BConsultors somos especialistas en comunicaciones por lo que si necesitas realizar cualquier consulta o tienes cualquier duda estaremos encantados de ponernos en contacto contigo. ¡No lo dudes las centralitas para PYMES no deben tener un coste elevado, pero si deben ser soluciones que ayuden al desarrollo y al día a día de tu PYME!